Alle Dokumente im Griff

Die Software-Lösung „Outlook Infodesk“ organisiert als Zusatzmodul von Microsoft Outlook Emails, Dokumente, Adressen und Termine in einer einzigen Anwendung.

Täglich treffen in jedem Unternehmen Tausende Emails ein. Doch mit dem Empfangen und Versenden einfacher Emails ist es schon lange nicht mehr getan. Die wachsenden Nachrichten-Fluten haben sich zu einer echten Herausforderung entwickelt, die bewältigt werden muss. Denn Email hat sich zum Hauptkommunikationskanal entwickelt, der komplexe Inhalte hin und her bewegt. Jeder Emailverkehr führt zum Erstellen neuer Dokumente, die wieder versendet, bearbeitet und empfangen werden, wie etwa Rechnungen, Verträge, Projektpläne, Formulare, Grafiken, etc. pp.. So entstehen riesige Mengen unterschiedlichster Dokumente, deren Organisation nicht nur Zeit frisst, sondern stetig steigende Kosten verursacht.

„Die Datenmengen in Unternehmen explodieren“, erklärt Carsten Fischer, Geschäftsführer von Fischer Software, dem führenden Softwarehaus für Dokumenten-Management-Systeme im Umfeld von MS Outlook und Exchange Server. „Wer den Überblick bei der Verwaltung all der Dokumente nicht verlieren will, wird künftig nicht mehr auf unterstützende Software-Lösungen verzichten können.“ Und so steigt die Nachfrage nach speziellen Dokumenten-Management-Lösungen, mit denen sich sämtliche digitalen Unterlagen im Überblick behalten lassen – und zwar in nur einer einzigen Anwendung. Strukturiert, einfach und vor allem schnell sollen Emails, Dokumente, aber auch Adressen und Termine verwaltet werden können.

Reibungsloser Workflow

Aus dieser Erkenntnis heraus entwickelte Fischer Software die IT-Lösung „Outlook Infodesk“, die sich binnen kürzester Zeit als eine führende Dokumenten-Management-Software durchgesetzt hat. Eine Lösung, die als vollständig in Microsoft Outlook integrierte Dokumentenverwaltung bislang einmalig am Markt ist. Der Clou: Outlook Infodesk ermöglicht es, aus jedem Outlook-Kontakt heraus einen neuen, so genannten „Vorgang“ zu generieren.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter telefoniert mit einem Kunden und möchte im Anschluss ein Gesprächsprotokoll erzeugen. Dafür klickt er in der Kontaktkarte des Kunden lediglich auf „Neuer Vorgang“ und gibt als Betreff „Gesprächsprotokoll“ ein. Mit einem weiteren Klick auf „Dokument erzeugen“ erscheinen verschiedene Vorlagen, aus denen der Mitarbeiter z.B. eine Briefvorlage auswählt. Die korrekten Adress-Daten, Anrede und Betreff werden automatisch eingefügt. Das Protokoll ist in wenigen Minuten erstellt und kann direkt per Email an den Kunden übermittelt werden. Gespeichert wird der Vorgang automatisch in den Ordnern des Exchange Servers, so dass das gesamte Unternehmen jederzeit Zugriff darauf hat.

Über den Button „Vorgänge anzeigen“ kann der Mitarbeiter außerdem jede bereits mit dem Kontakt erfolgte Korrespondenz einsehen. Sämtliche Veränderungen werden übersichtlich in einer Historie festgehalten, was das Wiederfinden von Dokumenten stark vereinfacht und beschleunigt.

Kaum Schulungsaufwand

Seit März 2009 ist die neue Version 7.0 von Outlook Infodesk verfügbar, die auch auf MS Vista und Outlook 2007 läuft und mit weiteren Features ausgestattet ist. So kann z.B. jeder Vorgang unter Angabe eines Fälligkeitsdatums auf Wiedervorlage gelegt werden; diese erscheint nun sofort beim Start des Systems. Die Arbeitsumgebung kann ab sofort mit neuen Modulen erweitert werden: „Fotoscan“ fotografiert zu scannende Dokumente direkt vom Schreibtisch aus ab, „Time“ kombiniert Terminabrechnungen und Zeitnachweise miteinander und das Modul „Protokollverwaltung“ unterstützt die Mitarbeiter beim Erstellen und Verwalten interner Besprechungsprotokolle und fördert somit den reibungslosen Workflow innerhalb des Unternehmens.

Outlook Infodesk ist frei konfigurierbar und damit branchenübergreifend einsetzbar. Die Installation erfordert minimalen Aufwand: der Administrator konfiguriert das System ein Mal vor der Erstanwendung, der Mitarbeiter selbst muss nichts tun. Die Software kann sofort und ohne großen Schulungsaufwand eingesetzt werden, da sie sich von selbst erklärt – zumal die meisten Unternehmen bereits MS Outlook kennen und nutzen. Die Synchronisation mit externen PCs und Notebooks erfolgt automatisch.